Recurso deve ser elaborado de maneira estratégica e incluir objetividade, planejamento e envolvimento da audiência
Seja para conquistar parceiros, seja para convencer investidores ou até mesmo compartilhar novos projetos e resultados, as apresentações são frequentemente utilizadas no cotidiano das empresas.
Para que o apresentador tenha sucesso e cative seu público, é importante agir estrategicamente e incluir elementos-chave, como objetividade, planejamento e envolvimento da audiência. Elaborar um mapa mental específico, por exemplo, pode ajudar a não esquecer nenhum aspecto da apresentação.
Em entrevista ao InfoMoney, Luis Giolo, líder de tecnologia e comunicação da recrutadora Egon Zehnder para a América Latina, compartilhou algumas dicas que podem ser seguidas na hora de montar uma apresentação de impacto para as equipes de uma companhia.
Na avaliação do especialista, o segredo principal para que uma apresentação seja eficaz é demonstrar envolvimento emocional com o assunto abordado. Além disso, o discurso deve transmitir a ideia central de forma simples, despertando o interesse e engajando os participantes. Assim, o ponto-chave discutido tem mais chances de reverberar para além do momento da explanação.
Conhecer o público e manter a objetividade
De acordo com Giolo, a mensagem principal precisa estar no começo da apresentação. Organizar é importante para que a atenção do espectador seja captada logo no início. É preciso, portanto, definir o tópico da apresentação, o que será dito e o que estará nos slides, como fotos, gráficos e vídeos.
Para nortear a dinâmica, a recomendação é encontrar um objeto de entusiasmo em comum entre apresentador e plateia. Dessa forma, é possível identificar a motivação necessária para compartilhar informações e pontos de vista que façam sentido a todos os envolvidos.
Depois, o apresentador precisa conhecer a audiência para ponderar quais elementos devem estar presentes no conteúdo e qual a melhor maneira de trabalhá-los. No caso de o público ser o próprio time de funcionários, a dica é fazer um balanço prévio sobre o que eles querem tirar da apresentação e o que o colaborador responsável pela atividade deseja que eles tirem do material.
A plateia não costuma escutar o que está sendo dito de maneira literal, mas tende a ouvir o que o assunto significa para ela, associando a seu próprio repertório cultural e experiências vividas.
Como apresentar o conteúdo
O consenso entre os sites especializados em gestão comercial é que o apresentador deve ser claro e breve.
Em concordância, Giolo orienta que cada slide contenha 25 palavras ou menos e que as ideias transmitidas sejam trabalhadas em três a seis linhas, no máximo. Para se ter ideia do tempo de duração, algo entre 12 e 15 slides são suficientes para uma apresentação de uma hora.
Outra dica de Luis é usar e, principalmente, focar no significado de estatísticas para não dispersar a atenção do público. Além disso, memorizar o conteúdo dos slides e evitar a leitura excessiva são atitudes que transmitem segurança e credibilidade.
As plataformas disponíveis para apresentações são diversas e vão desde exemplos gratuitos, como o conhecido PowerPoint, até recursos profissionais pagos que podem ajudar na construção de narrativas.
Engajamento da audiência é importante
Detalhes comportamentais também merecem destaque no instante da apresentação em si. É o caso de estar aberto a mudanças no roteiro, fazer contato visual com a plateia e incluir momentos de interação, como perguntas e respostas. Apostar em interrogações que desafiem os colaboradores presentes em vez de priorizar afirmações é uma maneira de prender o interesse de quem assiste.
Nesse sentido, perguntas-chave podem guiar o texto, mas devem ser acompanhadas de explanações e soluções. Alguns exemplos são: qual problema deve ser resolvido? Por que as pessoas deveriam se importar com isso? Como a empresa em questão se diferencia das demais?
Elementos gráficos e visuais fazem diferença
Dados da Wharton School of Business mostram que apresentações verbais acompanhadas por recursos visuais são capazes de persuadir 67% das pessoas que as assistem. Sendo assim, o layout dos slides e demais elementos visuais são importantes.
A logomarca da empresa, por exemplo, pode ser posicionada em locais estratégicos da apresentação, como o canto inferior de cada slide. A escolha das cores também comunica o posicionamento do negócio e complementa a identidade visual da organização. Uma dica é que a paleta seja padronizada para todos os aspectos visuais.
É preciso, porém, ter moderação. Excessos e misturas de estilos de tipografia podem desviar o foco da apresentação e devem ser evitados.