Entenda como criar e qual a importância de se ter uma boa política de viagens corporativas
A pandemia de covid-19 dificultou as viagens de negócios de empresas no Brasil e no mundo. Agora, com o retorno presencial das atividades, as viagens nacionais e internacionais voltarão a fazer parte do dia a dia de muitas empresas.
E quando o assunto são viagens internacionais não podemos nos esquecer das companhias aéreas low costs, afinal, elas garantem viagens incríveis e econômicas, ou seja, tudo que sua empresa deve priorizar na hora de planejar as viagens corporativas.
E com essas prioridades em mente, a criação dessa política a a ser uma necessidade. Mas por onde começar?
O que é uma política de viagens corporativas?
É um documento que define as diretrizes para o processo de viagens de negócios de uma empresa. Ele contém todos os parâmetros e cenários que envolvem o deslocamento de funcionários por compromissos de trabalho, seja no país ou no exterior.
Para que essa política seja colocada em prática, é necessário que estejam descritos de forma clara e detalhada tudo que envolve o cumprimento da viagem, como, por exemplo: regras para compra de agens, hospedagem e transporte, limite de gastos, normas de reembolso de despesas, entre outras.
Qual a finalidade de uma política de viagens?
Uma das maiores aspirações de todas as empresas que mantêm seus funcionários viajando é conseguir reduzir custos sem sacrificar a qualidade do serviço prestado aos seus colaboradores. Quando a política de viagens de uma empresa é bem estruturada e implementada corretamente, as decisões tomadas tendem a ser mais assertivas. Como resultado, os custos são reduzidos sem comprometer a experiência de viagem do colaborador.
Com as orientações desse documento, a busca pela melhor relação custo-benefício será mais fácil e sempre estará em primeiro lugar em qualquer situação. Vale destacar que essa política deve conversar com o perfil da sua empresa.
Como criar uma política de viagem corporativa?
Ao formular a política de viagens da sua empresa, você deve ter em mente a clareza e objetividade desse documento. Por isso, é importante que ele seja adequado às necessidades da empresa. Além do financeiro, também é importante contar com outras partes da organização ao formular a política de turismo. Isso garante um escopo mais amplo nas decisões e orientações e ajuda a prever cenários negativos e positivos.
Primeiramente, defina como objetivo esclarecer quais são as necessidades de viagens de negócios da organização. Uma boa política de viagens precisa ditar por que as viagens ocorrerão e como elas devem ser feitas. Lembre-se de levar em consideração o objetivo de cada viagem, bem como a classificação de cada profissional que estará viajando, evitando sempre criar situações desconfortáveis para os colaboradores.
O segundo o é determinar as regras e, portanto, a política não pode ser um documento confuso e burocrático. Pelo contrário, deve ser transparente e simples, principalmente porque precisará ser entendido por todos os envolvidos no processo de viagens de negócios, desde funcionários a gerentes e diretores.
A terceira etapa consiste em minimizar todas as despesas e subsídios, portanto, aqui cabe perguntas como: quanto um funcionário pode gastar enquanto viaja para o exterior? Qual o limite de gastos com alimentação, hospedagem e transporte?
Ao viajar, o funcionário deve ter plena consciência do que pode e do que não pode ser gasto com o dinheiro da empresa, por isso, deve estar detalhado qual a classe do bilhete aéreo, qual o nível de hotel poderá ser reservado, qual transporte poderá ser usado, qual o limite diário de gastos com a alimentação, entre outros.
O quarto o é identificar o que pode e o que não pode ser reembolsado aos funcionários. Eles também precisam entender como será o processo, desde o envio de um relatório de viagem até a obtenção de um reembolso na conta. Claro que pode haver surpresas durante a viagem e, por isso, um pagamento antecipado parece ser a melhor maneira de garantir que os funcionários usem apenas o necessário durante a viagem.
Despesas com bebidas alcoólicas ou entretenimento, por exemplo, geralmente não são reembolsáveis. Quando isso está claro na apólice, a possibilidade de problemas de responsabilidade é evitada.
Por último, envolva os viajantes nas decisões, já que eles representarão a empresa durante a viagem. Logo, mostrar aos funcionários que eles fazem parte desse momento tão importante de decisões é essencial para uma boa experiência de viagem tanto para empresa quanto para o colaborador.